Sprawozdanie finansowe – czy zawsze powinno być podpisane do dnia 31 marca?

Przepis art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowi, że każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe, której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym powinna sporządzić sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej nie później niż w ciągu 3 miesięcy od końca roku kalendarzowego, czyli do dnia 31 marca.

Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego

Sprawozdanie finansowe w przypadku organu wieloosobowego powinno być zawsze podpisane przez wszystkich członków zarządu spółki lub spółdzielni, niezależnie od zapisów dotyczących zasad jej reprezentacji zawartych w umowie lub statucie.

Oprócz kierownika jednostki sprawozdanie podpisuje zawsze osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, czyli osoba zatrudniona w jednostce (nie jest wymagane stanowisko głównego księgowego, ale powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych wynikające z zakresu czynności) albo osoba prowadząca usługowo księgi rachunkowe dla jednostki.

Poczytaj o korekcie deklaracji >>

Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Nie ma obowiązku podpisania sprawozdania finansowego przez wszystkich zobowiązanych tego samego dnia, przy czym należy przyjąć, że jako pierwsza pod sprawozdaniem podpisuje się osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Za datę sporządzenia sprawozdania finansowego należy uznać datę złożenia ostatniego wymaganego podpisu, gdyż dopiero w tym momencie można uznać, że sprawozdanie zostało sporządzone zgodnie z przepisami.

Powyższe wynika z faktu, że sporządzone sprawozdanie finansowe to sprawozdanie zawierające wszystkie elementy wymagane ustawą, a do nich należą niewątpliwie także wszystkie wymagane podpisy

Oznacza to, że brak choćby jednego z wymaganych ustawą podpisów powoduje, że sprawozdania finansowego nie można uznać za sporządzone.

Potwierdzenie takiego właśnie stanowiska można znaleźć w wydawanych interpretacjach prawa podatkowego, które co prawda dotyczą art. 15 ust. 1 pkt 4b pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ale odnoszą się także do przepisów ustawy o rachunkowości.

Przykładowo w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 12 marca 2008 r., Nr IP-PB3-423-20/08-2/KB wskazano, że:

(…) ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie wprowadziła ustawowej definicji dnia sporządzenia sprawozdania finansowego, w związku z tym w ocenie prawidłowego ustalania dnia sporządzenia sprawozdania finansowego, należy mieć na względzie art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości zgodnie, z którym przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły w kolejnych latach obrotowych. Podpisanie sprawozdania finansowego przez upoważnione osoby oznacza, że sprawozdanie to jest kompletne i przedstawia prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Ponadto złożenie podpisu pod sprawozdaniem jest równoznaczne z przyjęciem odpowiedzialności przez te osoby za prawidłowość i rzetelność sporządzonego sprawozdania finansowego (…) sprawozdanie finansowe podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszystkich członków zarządu, można uznać za datę sporządzenia sprawozdania finansowego, o której mowa w art. 15 ust. 4b pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jeżeli zostanie sporządzone zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.  

Dyrektor Departamentu Rachunkowości i Rewizji Finansowej Ministerstwa Finansów Joanna Dadacz na spotkaniu z dziennikarzami w dniu 21 marca 2019 r. także wyjaśniła, że sprawozdanie finansowe musi być podpisane do końca marca zarówno przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, jak i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszystkich członków tego organu.

Poczytaj o czynnym żalu >>

Przed wejściem w życie przepisów dotyczących elektronicznych sprawozdań finansowych, czyli przy składaniu podpisu w sposób tradycyjny zdarzały się przypadki, że sprawozdanie finansowe posiadające datę jego podpisania oznaczoną na dzień 31 marca, było faktycznie podpisywane w kwietniu, maju lub czerwcu.

Obecnie jednak daty złożenia podpisu nie da się antydatować, gdyż jego złożenie jest automatycznie odnotowywane (z podaniem dnia i godziny)

Wobec tego dla sporządzenia sprawozdania finansowego w ustawowym terminie, czyli do dnia 31 marca wymagane jest jego podpisanie przez wszystkich zobowiązanych najpóźniej w tej dacie.

W przypadku odmowy podpisania sprawozdania finansowego uzasadnienie odmowy złożenia podpisu powinno zostać sporządzone w formie pisemnej oraz podpisane odręcznie także do dnia 31 marca.

W przypadku, gdy termin przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, to nie ulega przesunięciu na następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy jak to ma miejsce w przypadku terminów określonych w prawie podatkowym, gdyż w tym przypadku nie znajduje zastosowania art. 12 § 5 Ordynacji podatkowej.

Konsekwencją niepodpisania sprawozdania finansowego w ustawowym terminie może być odpowiedzialność karna określona przepisem art. 77 pkt 2 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego lub jego sporządzenia niezgodnie z przepisami ustawy podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.

Piotr Przedpełski
adwokat

Zdjęcie: Pixabay

***

Korekta deklaracji jako sposób uniknięcia odpowiedzialności karnej skarbowej

Przepisy kodeksu karnego skarbowego przewidują szczególny rodzaj czynnego żalu (o czynnym żalu pisałem ostatnim razem) uregulowany w przepisie art. 16a kodeksu karnego skarbowego, który umożliwia Ci jako sprawcy uniknięcie odpowiedzialności karnej skarbowej, gdy przestępstwo lub wykroczenie skarbowe zostało popełnione przez Ciebie przy użyciu [Czytaj dalej…]